Reihenfolge der Umsetzung

Logisch aufgebaut: erst die Anforderungen, dann der Kern, dann ein MVP, das auf der SaaS-Plattform von calhelp produktiv läuft, danach je Etappe eine Erweiterung mit eigenem Nutzen im Alltag. Jede Etappe schaltet ein Modul frei und baut nichts Vorhandenes um.

Arbeitsweise: gebaut mit Coding-Agenten

Die Reihenfolge geht nicht vom Tempo menschlicher Entwicklerinnen aus. Coding-Agenten schreiben Code, Tests und Migrationen; ein Mensch steuert, schneidet die Arbeitspakete zu, prüft jeden Pull Request und entscheidet. Damit verschiebt sich der Engpass: Schreiben ist billig, knapp sind Prüfung, fachliche Entscheidungen und Abnahmen.

Daraus folgen drei Regeln für die Umsetzung:

• Verträge zuerst. Die Verträge und Ereignisse des Kerns werden am Anfang von Etappe 1 festgeschrieben und mit Vertragstests abgesichert. Ab dann baut je ein Agent ein Fachmodul gegen diese Schnittstellen, ohne auf die anderen zu warten.
• Abnahmekriterium als Test. Jedes Arbeitspaket beginnt mit seinem Abnahmekriterium als ausführbarem Test. Der Agent ist fertig, wenn Test und CI grün sind; der Mensch prüft danach Fachlichkeit und Sicherheit, nicht Tippfehler.
• Bau und Einführung getrennt. Etappen beschreiben, was das Dezernat in welcher Reihenfolge bekommt und abnimmt. Gebaut werden darf früher, eingeschaltet wird ein Modul erst nach seiner Abnahme (Capability im App-Manifest).

Abhängigkeiten

Die Etappen

1. Anforderungen

   Voraussetzung: keine · Ergebnis: Funktions- und Anforderungskatalog

   • Workshop mit dem Dezernat: Prozesse je Funktionspostfach (Reise, Material, Facility Management, Zentrale Dienste, Dezernat 7) und je Vorgangsart aufnehmen.
   • Feldkatalog: welche Angaben ein Vorgang trägt und welche Phase sie schreibt oder liest.
   • Liste der Vorgangsarten mit aktiven Phasen, Fristen und Aufbewahrung.
   • Klären: Vergaberegeln, Zeichnungsbefugnisse mit Wertgrenzen, Zielsystem der Finanzbuchhaltung, Vertragsarten mit Schriftformerfordernis, gesetzliche Aufbewahrungsfristen.
   • Mailsysteme der Postfächer inventarisieren (welches Postfach auf Exchange Online, welches lokal), Testpostfächer früh beantragen und klären, wie ein lokales Exchange von außen erreichbar wird.
   • Anforderungen des Kunden an einen Cloud-Dienst klären: Auftragsverarbeitung, Standort Deutschland, Nachweise (etwa BSI C5 oder ISO 27001), Prüfrechte, Exit und Datenübergabe.
   • Trennen, was Produkt ist und was Einstellung des Dezernats: die Vorgangsarten des Dezernats werden zu Startvorlagen, die jeder Mandant übernehmen und anpassen kann.
   • Entwürfe von Feldkatalog und Vorgangsarten bereiten Agenten aus vorhandenen Formularen und Mustern vor; ein klickbarer Prototyp der Antragsmaske und des Arbeitskorbs entsteht zwischen den Workshop-Terminen, damit das Dezernat an Masken entscheidet statt an Text.

   Abnahme: Katalog vom Dezernat bestätigt; er ist Grundlage für Pflichtenheft und Angebot.

2. Kern

   Voraussetzung: Etappe 0 · Ergebnis: mandantenfähige Hülle mit Vorgangskern auf der Entwicklungsplattform

   • Hülle aus der eCore-Vorlage anlegen, CI grün, Deploy auf die Entwicklungsplattform.
   • Mandantenfähigkeit von Anfang an: Ablage, Schlüssel, SSO, Postfächer und Abrufjobs je Mandant; Testreihe Mandanten-Isolation mit zwei Mandanten.
   • Plattform-Verwaltung für calhelp: Mandanten anlegen, Module und Abo zuweisen, Kontingente, Überwachung je Mandant.
   • Verträge und Ereignisse des Kerns zuerst festschreiben, mit Vertragstests; ab hier laufen die Bauströme der Fachmodule parallel.
   • Vorgangskern: Vorgangsarten, Phasen-Automat, Feldkatalog, Beteiligte, Akteneinträge, Fristen-Job, Protokoll mit Prüfjob.
   • Oberfläche im Desktop-Modus: Arbeitskorb als Tabelle mit Akte daneben, Zeitleiste, Kommentare mit Erwähnungen, Zuweisung, Wiedervorlage; am Telefon dieselben Seiten in App-Form.
   • Verwaltung des Mandanten: Anmeldung (SSO und eigene Konten), Teams, Organisationseinheiten, Vorgangsarten aus Startvorlagen, Feldkatalog, Briefkopf.
   • eCore-Minor mit SSO je Mandant (SAML, OIDC), Teams und Fristen-Engine; die Hülle hebt auf diese Fassung an.
   • eCore-Minor Desktop-Modus: Arbeitsplatz-Gerüst, geteilte Ansicht, Datentabelle, Filterleiste, Inspector, Reiter, Tastaturkürzel. Läuft parallel zum Backend des Kerns; die Oberfläche von Arbeitskorb und Akte setzt darauf auf.

   Abnahme: Ein Vorgang lässt sich anlegen, zuweisen, kommentieren, durch die Phasen einer Beispiel-Vorgangsart führen; Frist erinnert; Protokollkette prüft grün; ein zweiter Mandant sieht davon nichts. Am Desktop sind Arbeitskorb und Akte gleichzeitig sichtbar und per Tastatur bedienbar, am Telefon bleibt alles erreichbar.

3. MVP: Posteingang und Ablage

   Voraussetzung: Etappe 1 · Ergebnis: täglicher Betrieb des Dezernats als erster Mandant der SaaS-Plattform

   • Posteingang mit Graph- und IMAP-Adapter, Postfächer in der Verwaltung mit Verbindungstest; mandantenfähige Entra-App mit Administratorzustimmung je Kunde.
   • Zuordnung über Aktenzeichen und In-Reply-To, Antworten aus dem Vorgang, Anhänge in die Ablage.
   • KI-Vorschlag für Team und Vorgangsart, Entscheidung bei der bearbeitenden Person.
   • Dokumentablage: Versionen mit SHA-256, Volltextsuche über den Textauszug, Aufbewahrung, Aktenexport; Dokumentvorschau als dritter Bereich neben der Akte.
   • eCore-Minor mit allgemeiner Dokumentablage.
   • Produktionsplattform bei calhelp in Deutschland: getrennte Umgebungen für Abnahme und Produktion, Überwachung und Alarmierung, Sicherung mit Wiederherstellung je Mandant geprobt, Update-Verfahren ohne Ausfall.
   • Betrieb und Vertrag: Auftragsverarbeitungsvertrag, technische und organisatorische Maßnahmen, Betriebshandbuch, Supportweg und Servicezeiten des begleiteten Abos, Einrichtung des Mandanten durch calhelp.

   Abnahme: Die angebundenen Funktionspostfächer laufen über die App, CC-Verteiler entfallen, Dokumente sind auffindbar und versioniert.

4. Beschaffung und Vergabeakte

   Bau ab: Verträge des Kerns (Etappe 1) · Einführung nach: Etappe 2 · Ergebnis: digitale Vergabeakte

   • Antragsmaske je Vorgangsart für die Dezernate (Leistungszeitraum, Zweck, Umfang, Vergleichsangebote, Begründung).
   • Prüfung mit Freigabe, Rückgabe zur Überarbeitung und Nachforderung von Unterlagen, jeweils mit Frist.
   • Anfrage, Anbieter, Angebote mit Betrag und Eingangsdatum, Bewertung mit Begründung, Zuschlag.
   • Partnerverzeichnis für Anbieter und Ansprechpersonen.
   • Vergaberegeln in der Verwaltung: Verfahrensarten, Wertgrenzen, Mindestzahl an Vergleichsangeboten, Pflichtunterlagen.

   Abnahme: Ein Antrag läuft vom Dezernat bis zum Zuschlag; die Vergabeakte zeigt Anfrage, Angebote, Bewertung, Freigabe und Zuschlag verknüpft.

5. Dokumente und interne Zeichnung

   Bau ab: Verträge des Kerns (Etappe 1) · Einführung nach: Etappe 2 · Ergebnis: Auftrag und Vertrag aus dem Vorgang

   • Vorlagen mit Variablen aus dem Feldkatalog, bedingten Klauseln und Versionen; sichtbar markierte offene Stellen.
   • Textbaustein-Bibliothek, etwa Rechnungslegung per E-Rechnung; frei befüllbare Felder für besondere Vereinbarungen.
   • Briefkopf der Kammer über den Report-Runner; Zeichnung eines vorhandenen Angebots per Stempel („Auftrag erteilt“, Datum, Name).
   • Zeichnungswege seriell oder parallel nach Zeichnungsregeln (Betrag, Vertragsart).

   Abnahme: Aus einem freigegebenen Vorgang entsteht ein Auftragsschreiben auf Briefkopf ohne Abtippen und wird intern ein- oder mehrstufig gezeichnet.

6. Externe Gegenzeichnung

   Bau ab: Zeichnungswege aus Etappe 4 · Einführung nach: Etappe 4 · Ergebnis: Vertrag elektronisch bis zum Partner

   • Einladung per Mail mit Einmal-Link, Unterzeichnerseite ohne Konto, optional Bestätigungscode.
   • Status sichtbar: in Vorbereitung, interne Prüfung, interne Zeichnung, externe Zeichnung ausstehend, vollständig unterzeichnet.
   • Erinnerungen nach einstellbaren Abständen, Ablauf und Widerruf der Einladung.
   • Ausfertigung mit Zeichnungsprotokoll und Hash; Siegel, Zeitstempel und PDF/A kommen mit Etappe 7 (Entscheidung vom 10. Oktober).

   Abnahme: Ein Vertrag geht nach interner Zeichnung an den Partner, kommt gezeichnet zurück und liegt mit Zeichnungsprotokoll in der Akte.

7. Vertragsregister

   Bau ab: Verträge des Kerns (Etappe 1), Übernahme aus der Ausfertigung nach Etappe 5 · Einführung: nach Etappe 5 oder vorgezogen mit Import · Ergebnis: Fristen statt Kalendernotizen

   • Vertrag entsteht aus der Ausfertigung, mit Rückverweis auf Vergabeakte, Angebote und Zuschlag.
   • Beginn, Ende, Laufzeit, Kündigungsfrist, Verlängerungsoption, Zuständigkeit; Fristen werden berechnet und im Kern angelegt.
   • Import der Bestandsverträge aus einer CSV, mit Prüfung vorab und alles oder nichts.
   • Vertragsart der Akte mit den Arten des Registers verbunden: dasselbe Auswahlfeld wie in den Zeichnungsregeln, eine gleichnamige Art kommt mit ihren Vorgaben in Entwurf und neuen Vertrag.
   • Automatische Verlängerung um n Monate, wenn bis zum Ende niemand gekündigt hat; täglicher Lauf vor dem Fristenjob, mit Eintrag in Zeitleiste und Protokoll.
   • Vertragsarten mit Fristvorläufen in der Verwaltung.

   Abnahme: Jeder aktive Vertrag hat seine Kündigungsfrist im Register und erinnert rechtzeitig.

8. Erweiterungen

   Voraussetzung: je nach Bedarf · Ergebnis: Sonderfälle und Anschluss

   • Qualifizierte elektronische Signatur über einen Vertrauensdiensteanbieter (CSC API v2 in Seal), zuerst gegen einen echten Anbieter erproben.
   • Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung (Bestellung, E-Rechnung), Adapter nach Wahl des Systems.

9. Einarbeitungsassistent

   Voraussetzung: Beschaffung, Zeichnung, Gegenzeichnung und Vertragsregister · Ergebnis: ein Assistent vom Antrag bis ins Register, dazu eine Übung

   • Vertrag für Assistentenschritte im Kern und Lesepunkt „nächste Schritte“ an der Akte, mit Probelauf der Wächter ohne Protokoll; Capability assistent, voreingestellt aus.
   • Der Assistent an der Akte: am Schreibtisch eine Spalte neben der Akte, am Telefon ein Blatt (Kürzel a). Jeder Schritt öffnet dasselbe Formular wie der Knopf der Akte, der nächste Schritt wird angesagt, die Hilfe zeigt auf feste Anker im Handbuch.
   • Die Schritte der Vergabe im Assistenten: Pflichtunterlagen, Angebotsfrist, Anfragen, Angebote, Bewertung und Zuschlag, vor der Freigabe gesperrt. Jeder Schritt öffnet das Blatt aus dem Abschnitt Vergabe; die Hinweise nennen Zahlen, nie Bieter oder Beträge.
   • Die übrigen Schritte bis ins Register: Schreiben aus der vorgeschlagenen Vorlage, Zeichnung starten, prüfen oder zeichnen, Gegenzeichnung durch Externe, Ausfertigung und Vertrag erfassen. Zeichnen bleibt auf der Seite des Laufs mit derselben Bestätigung; der Assistent zeigt nur, wer dran ist.

Begleitende Arbeiten in eCore

Generische Lücken gehen als Minor in eCore, damit auch andere Hüllen sie bekommen. Jede Minor bleibt additiv, das Fixture der Vorlage bekommt die neue Naht zuerst.

Was jede Etappe abschließt

• Capability des Moduls im App-Manifest, Verwaltungsseiten angemeldet.
• Abnahmekriterium als Test grün, Pflichttests je Endpunkt grün (Mandanten-Isolation eingeschlossen), CI grün, Deploy auf die Entwicklungsplattform, ab Etappe 2 über Abnahme in die Produktion.
• Modul im Abo freischaltbar, Startvorlagen für neue Mandanten aktualisiert.
• Jeder Pull Request vom steuernden Menschen geprüft; Verschlüsselung, Protokollkette, Rechte, externe Links und Signatur immer mit eigener Sicherheitsprüfung.
• Kurzanleitung für das Dezernat und Eintrag im Änderungsprotokoll.
• Abnahme durch das Dezernat am Kriterium der Etappe.